财政部发布的《内部会计控制规范》指出了“不相容职务分离”的问题,这是指某些职务在同一人员兼任时,可能导致错误、舞弊等问题,并且可能掩盖问题的存在。因此,不相容职务分离需要实现内部牵制,确保每项经济业务都经过两个或两个以上的部门或人员的处理,并且单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。建立和实施内部控制制度必须贯彻不相容职务分工的原则,其中包括:每项业务不能完全由一个人经营;钱、账、物分管;有健全严格的凭证制度。单位的经济业务活动通常可以分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤。如果上述每一步都由相对独立的人员或部门分别实施或执行,则可以保证不相容职务分离,从而确保内部控制的发挥作用。在单位内部应加以分离的主要不相容职务包括:授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务分离;执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务分离;执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离;保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离;保管某些财产物资和核对实存数与账存数的职务要分离;记录明细账和记录总账的职务要分离;登记日记账和登记总账的职务要分离。
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